Cinci etape, cu validare la fiecare pas
Fiecare etapă se încheie cu ceva ce administrația poate citi și aproba. Observațiile se integrează pe parcurs, nu la final, ca documentul predat să fie al beneficiarului.
Se stabilește prin ofertă, după complexitate, datele disponibile și activitățile contractate
De la stabilirea obiectului până la sprijinul pentru aprobare
Stabilirea obiectului și colectarea documentelor
Ce acoperă analiza și ce nu, cine răspunde de comunicare în administrație, ce documente și date există. Aici se identifică și informațiile care lipsesc, ca lipsa lor să nu apară mai târziu.
Se validează: obiectul analizei, lista documentelor și calendarul de lucru.
Diagnostic și consultări
Analiza documentelor și datelor, discuții cu serviciile administrației și cu specialiștii implicați, iar unde se convine prin ofertă, verificări pe teren. Rezultatul este imaginea riscurilor, vulnerabilităților și capacităților, plus analiza continuității serviciilor esențiale.
Se validează: diagnosticul și criteriile pe care se va face prioritizarea.
Prioritizarea măsurilor și proiectelor
Măsurile organizatorice și investițiile se ordonează pe criteriile convenite. Pentru fiecare investiție se întocmește fișa de proiect, cu justificare, obiectiv, buget orientativ, maturitate și etapele de pregătire care urmează.
Se validează: ordinea priorităților și lista fișelor de proiect.
Elaborare, observații și revizuire
Redactarea documentului complet, transmiterea lui spre observații și revizuirea pe baza acestora. Observațiile se consemnează, inclusiv cele care nu se preiau, cu motivul.
Se validează: forma finală a documentului.
Predare, instruire și sprijin pentru aprobare
Predarea materialelor în formate editabile, instruirea persoanelor implicate și sprijin pentru circuitul de analiză și aprobare, potrivit procedurilor aplicabile beneficiarului.
Se validează: predarea și materialele pentru circuitul de aprobare.
Calendarul se stabilește prin ofertă, în funcție de complexitate, datele disponibile și activitățile contractate. Procedurile instituționale de aprobare au un calendar distinct.
Patru contribuții din partea administrației
Fără ele, analiza rămâne o lucrare de birou. Cu ele, documentul descrie comunitatea reală.
Persoana de coordonare
Un punct unic de contact în administrație, care strânge informația de la servicii și transmite observațiile.
Documentele și datele disponibile
Ce există deja, în forma în care există. Documentele incomplete sunt și ele utile: arată unde sunt lipsurile.
Accesul convenit la personal și obiective
Discuțiile cu serviciile implicate și vizitele stabilite împreună, în limitele agreate prin ofertă.
Observațiile și validările intermediare
Reacția administrației la fiecare etapă, în termenele convenite.
Roluri care se activează în funcție de obiectul analizei
Componența nominală a echipei și responsabilul de proiect se stabilesc în oferta tehnică, după obiectul analizei și activitățile contractate. Nu publicăm o echipă fixă, pentru că proiectele nu sunt la fel.
Coordonare de proiect
Punctul unic de contact cu administrația, calendarul și raportarea pe etape.
Riscuri și continuitatea serviciilor
Diagnosticul riscurilor și vulnerabilităților, analiza continuității serviciilor esențiale.
Finanțări și politici publice
Analiza posibilelor surse de finanțare și a condițiilor aplicabile, în forma lor publicată.
Urbanism și date spațiale
Corelarea cu documentațiile de urbanism și reprezentarea informației pe hartă.
Juridic și administrație publică
Încadrarea în cadrul legal aplicabil și în procedurile beneficiarului.
Comunicare publică
Propunerile de informare și pregătire a populației.
Fără structuri paralele
Cum se coordonează lucrarea. Coordonarea se face printr-un mecanism convenit cu beneficiarul, care respectă atribuțiile legale existente ale serviciilor și structurilor din administrație. Nu propunem comitete noi care să dubleze structurile deja prevăzute de lege și nu atribuim sarcini unor instituții care nu sunt parte în contract.
Cum lucrăm cu administrațiile
Împreună, nu în locul administrației
Documentul se construiește cu echipa internă. Ea rămâne proprietara lui și poate să îl actualizeze.
Sursele, la vedere
Fiecare afirmație juridică sau financiară are sursa indicată și data la care a fost verificată.
Pe module
Secțiunile sunt independente, deci oricare poate fi aprofundată ulterior, printr-o lucrare distinctă.
Orientat spre decizie
Analiza se termină în priorități și fișe de proiect, nu în descrieri. Ce urmează după fișă se spune explicit.
Stabilim împreună obiectul și calendarul
Discuție de 30 de minute, apoi ofertă tehnică și financiară, contractare prin procedura aplicabilă și începerea proiectului.
Solicită o discuție de 30 de minute →