Politica de Confidențialitate

1. Cine suntem (operator de date)

Operatorul datelor cu caracter personal colectate prin acest site este:

• Asociația Română pentru Smart City („ARSC"), organizație non-guvernamentală înființată în 2016.
• Sediu: Integral Business Center, Bd. Pipera nr. 1-IA, Voluntari 077190, județul Ilfov, România.
• Email pentru solicitări privind datele personale: [email protected]

Pentru orice întrebare, exercitare a drepturilor sau plângere referitoare la prelucrarea datelor personale, ne puteți contacta direct la adresa de email de mai sus.

2. Ce date personale colectăm

Acest site colectează date personale într-un singur context: completarea formularului de contact din pagina /contact. Datele colectate, conform câmpurilor formularului, sunt:

• Nume și prenume (obligatoriu)
• Funcția în cadrul instituției (obligatoriu)
• Denumirea instituției / UAT-ului (obligatoriu)
• Județul (obligatoriu)
• Adresa de email (obligatoriu)
• Numărul de telefon (opțional)
• Tip UAT (opțional)
• Mesaj / context (opțional)
• Date tehnice prelucrate pentru a împiedica trimiterile automate: adresa IP, user-agent și momentul trimiterii. Verificarea se face prin serviciul Cloudflare Turnstile, încărcat în pagina formularului.

Site-ul folosește un instrument profesional de analiză a traficului web, activat doar cu consimțământul tău explicit exprimat prin bannerul de cookie afișat la prima vizită. Dacă alegi „Doar esențiale", instrumentul de analiză nu se încarcă și nu se setează cookie-uri de analiză. Adresa IP este anonimizată automat. Nu folosim instrumente de publicitate sau retargeting, nu profilăm vizitatorii pentru scopuri comerciale.

Fonturile sunt servite de pe serverul acestui site, deci încărcarea lor nu transmite date către terți. Pe unele pagini se încarcă imagini ilustrative de pe o platformă externă de fotografii; încărcarea acestora transmite automat adresa IP și user-agentul vizitatorului către platforma respectivă, în baza interesului legitim de a prezenta paginile. Categoriile de destinatari sunt la punctul 5, iar transferurile la punctul 11.

3. În ce scop prelucrăm aceste date

Datele transmise prin formular sunt utilizate exclusiv pentru:

1. A vă răspunde la solicitarea trimisă: programarea discuției de 30 de minute, clarificări pe email sau telefon.
2. A vă transmite, la cererea dumneavoastră, o ofertă tehnică și financiară.
3. A documenta intern istoricul comunicărilor cu instituția pe care o reprezentați, în scop de continuitate și evidență administrativă.

Datele NU sunt utilizate pentru marketing direct, nu sunt vândute, închiriate sau partajate cu terți pentru scopuri comerciale și nu fac obiectul unor decizii automate cu efect juridic asupra dumneavoastră.

4. Baza legală a prelucrării

Prelucrarea se face în baza:

• Articolului 6 alineatul (1) litera (a) din GDPR - consimțământul dumneavoastră, exprimat prin trimiterea voluntară a formularului de contact, după ce ați fost informat despre prezenta politică.
• Articolului 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR - pași precontractuali, atunci când solicitarea dumneavoastră vizează inițierea unei colaborări între ARSC și instituția pe care o reprezentați.

5. Cu cine partajăm datele (categorii de destinatari și împuterniciți)

Accesul la datele prelucrate prin acest site este limitat la următoarele categorii de destinatari:

• Membrii echipei ARSC care gestionează solicitarea.
• Infrastructura ARSC. Site-ul este găzduit pe servere administrate de Asociația Română pentru Smart City, iar mesajele din formular sunt primite de un serviciu propriu al ARSC (api.arsc.ro). Nu intervine un procesator terț de formulare.
• Cloudflare, Inc. - rețea de distribuție și protecție a traficului acestui site, inclusiv verificarea anti-spam a formularului (Turnstile). Prelucrează date tehnice de trafic.
• Google - Google Analytics 4, încărcat exclusiv cu consimțământul vizitatorului, cu anonimizarea adresei IP. Datele nu sunt folosite pentru publicitate sau profilare.
• Plausible, instalat pe infrastructura ARSC (plausible.arsc.ro) - statistici de trafic agregate, încărcate exclusiv cu consimțământul vizitatorului.
• Platforma externă de imagini folosită pe unele pagini pentru fotografii ilustrative - primește adresa IP și user-agentul, ca parte a livrării imaginii.

Toți furnizorii sunt selectați după criterii stricte de conformitate cu GDPR și oferă garanțiile prevăzute la Capitolul V al Regulamentului. La cerere scrisă la [email protected], putem furniza informații suplimentare despre identitatea furnizorilor implicați în prelucrarea datelor tale, conform dreptului de acces de la punctul 7.

Nu transmitem datele dumneavoastră către alte terțe părți, cu excepția situațiilor în care suntem obligați prin lege (autorități publice, instanțe).

6. Cât timp păstrăm datele

• Dacă în urma solicitării nu se inițiază o colaborare: datele se șterg din sistemul ARSC care primește formularul și din corespondență în maximum 12 luni de la ultima comunicare.
• Dacă se semnează un acord de colaborare: datele aferente proiectului se păstrează pe durata contractului plus perioada legală de arhivare (10 ani pentru documente justificative, conform legislației financiar-contabile române), după care se șterg sau anonimizează.
• În orice moment, puteți cere ștergerea datelor printr-o solicitare scrisă la [email protected]; vom da curs cererii în maximum 30 de zile, cu excepția obligațiilor legale de păstrare.

7. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (art. 15) - să aflați ce date deținem despre dumneavoastră și să primiți o copie.
• Dreptul la rectificare (art. 16) - să corectați datele inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere / „a fi uitat" (art. 17) - să cereți ștergerea datelor, în limitele obligațiilor legale.
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18).
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20) - să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent.
• Dreptul la opoziție (art. 21) - să vă opuneți prelucrării.
• Dreptul de a vă retrage consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere - Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, email: [email protected].

Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, scrieți-ne la [email protected]. Răspundem în maximum 30 de zile calendaristice de la primirea cererii.

8. Caracterul obligatoriu al furnizării datelor

Furnizarea datelor prin formularul de contact este voluntară. Refuzul de a completa câmpurile obligatorii are drept singură consecință imposibilitatea procesării solicitării dumneavoastră - nu sunteți obligat să furnizați date și nu suportați nicio sancțiune dacă alegeți să nu o faceți. Ne puteți contacta alternativ prin email sau telefon (vezi pagina Contact).

9. Securitatea datelor

Site-ul este servit exclusiv prin conexiune criptată și beneficiază de un set complet de măsuri tehnice și organizatorice pentru protecția datelor în tranzit și în repaus. Submisiile formularului sunt criptate. Accesul la corespondența internă ARSC este limitat la persoanele autorizate, cu autentificare. Nu prelucrăm prin acest site date sensibile (parole, date financiare, date de sănătate, date despre minori) și nu colectăm categorii speciale de date conform art. 9 GDPR.

10. Cookie-uri

Folosim două categorii de cookie-uri și tehnologii similare de stocare locală:

• Esențiale (nu necesită consimțământ conform art. 4 alin. (5) din Legea 506/2004): preferințele de accesibilitate și înregistrarea deciziei tale despre cookie-uri. Aceste date rămân exclusiv pe dispozitivul tău și nu se transmit către ARSC sau către terți.
• De analiză: se activează doar dacă apeși „Accept toate" pe bannerul afișat la prima vizită. Durata maximă de păstrare în browser este de 13 luni. Adresa IP este anonimizată. Îți poți retrage consimțământul în orice moment ștergând cookie-urile din browser și revenind pe site, sau scriindu-ne la [email protected].

Bannerul de cookie funcționează cu setare implicită „refuzat" pentru categoria de analiză - instrumentul de măsurare a traficului nu primește date despre tine până când nu îți exprimi acordul explicit printr-o acțiune afirmativă.

11. Transferuri internaționale

Mesajele trimise prin formular sunt primite de un serviciu propriu al ARSC, nu de un procesator terț. Rămân însă operațiuni tehnice care implică furnizori cu infrastructură globală. Acestea se fac pe baza garanțiilor prevăzute de Capitolul V din GDPR:

• Cloudflare - date tehnice de trafic și verificarea anti-spam a formularului. Garanție juridică: Clauze Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană.
• Google Analytics 4 - numai cu consimțământul dumneavoastră. Garanție juridică: Clauzele Contractuale Standard și decizia de adecvare privind cadrul UE-SUA pentru protecția datelor.
• Platforma externă de imagini - adresa IP și user-agentul, la încărcarea fotografiilor ilustrative. Garanție juridică: Clauze Contractuale Standard.

Dacă alegeți „Doar esențiale" în bannerul de cookie, instrumentele de analiză nu se încarcă, deci transferurile legate de ele nu au loc.

12. Modificări ale prezentei politici

Această politică poate fi actualizată periodic, în special atunci când introducem instrumente noi pe site sau când se modifică cadrul legal aplicabil. Versiunea în vigoare are întotdeauna data afișată sub titlu. În cazul unor modificări semnificative care afectează direct prelucrarea datelor dumneavoastră, vă vom notifica pe email (dacă aveți o solicitare deschisă cu noi).

13. Cum ne contactați pentru date personale

Pentru orice întrebare, solicitare sau plângere referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal:

• Email: [email protected]
• Adresă poștală: Asociația Română pentru Smart City, Bd. Pipera nr. 1-IA, Integral Business Center, Voluntari 077190, județul Ilfov.

Vă răspundem în maximum 30 de zile calendaristice. Dacă răspunsul nostru nu vă satisface, aveți dreptul să vă adresați ANSPDCP (vezi punctul 7).